Subventions Ontario a été créé en réponse aux résultats du Projet de partenariat de 2011, lorsque des organismes sans but lucratif ont demandé au gouvernement de l'Ontario « d'harmoniser, entre les ministères, les formulaires de demande, les délais et les règles relatives à la production de rapports, en faisant en sorte que le plus possible puisse être fait en ligne ».
Grâce aux fonctions automatisées de Subventions Ontario, le personnel affecté aux programmes et les organismes qui demandent des subventions n'auront plus à entrer manuellement de multiples fois les mêmes données et renseignements.
En plus d'éliminer l'entrée de données pour les demandes présentées en ligne, l'ordonnancement des tâches et les formulaires seront adaptés aux besoins de chaque programme de subventions et insérés dans un cadre « meilleures pratiques ».
Le site Subventions Ontario a été conçu pour qu'il puisse être déployé dans toute la fonction publique de l'Ontario. Il pourra plus tard prendre en charge un nombre accru de subventions et de paiements de transfert.
Subventions Ontario est un système sécurisé auquel on ne pourra avoir accès qu'au moyen du dispositif de connexion crypté du gouvernement de l'Ontario (le service One-key).
Tant que les données n'auront pas été remises à Subventions Ontario, seuls les candidats à une subvention pourront les voir.
Grâce à Subventions Ontario, il sera plus rapide et plus facile de trouver des subventions et de présenter une demande.
On y trouvera de l'information sur toutes les subventions qu'offrent les ministères suivants : Affaires civiques et Immigration, Santé et Soins de longue durée (Promotion de la santé et Sport), Tourisme et Culture.
Les organismes qui demanderont une subvention auront désormais un guichet unique où ils pourront voir tous les programmes des ministères susmentionnés et préparer et remettre leur demande, vérifier l'état d'avancement de leur demande et gérer les rapports.
Les employés des organismes qui ont été inscrits au site Subventions Ontario pourront travailler individuellement sur une même demande de subvention.
Le nouveau système enregistrera et gardera automatiquement les principales coordonnées (nom, adresse et titre de fonction) des candidats à une subvention. Cela aidera à réduire le temps consacré à la présentation des demandes. Le fait qu'on pourra présenter les rapports en ligne réduira encore davantage la charge de travail et montre un réel souci pour l'environnement. Le mode de versement des subventions sera simplifié, lui aussi.
Des modules et des guides succincts aideront les candidats à une subvention à s'y retrouver dans le site, et une aide technique leur sera offerte pendant les heures de bureau ordinaires.
À la fin de 2011, des fonctionnaires des ministères communiqueront avec les organismes qui ont déjà présenté une demande pour les aider à s'inscrire et à opérer la transition. À ce moment-là, ces organismes apprendront aussi à gérer leurs demandes de subvention qui sont en cours de traitement ou qui le seront lorsque Subventions Ontario sera mis en réseau en janvier 2012.
Lorsque des candidats actuels se seront inscrits à Subventions Ontario, ils pourront présenter des demandes pour de futures subventions.
Les nouveaux candidats s'inscriront à Subventions Ontario et présenteront leur demande en ligne.
